Archive for the ‘Uncategorized’ Category

Flow in an Agile environment.

30 March, 2017

Flow is the new buzz. Each of us knows exactly what flow is. And how it feels. It feels great! You probably have even experienced it yourself. Great! But flow in relation with work?  That is something else. It needs planning,  and changing work habits.

In my previous blog I started with the above paragraph. It triggered questions on what Flow is? Trying to answer this question took too many words for a small reply. So I made a blog in which I describe what I mean with Flow.

Being in “the Flow” means that what I do in that moment of Flow goes ”effortless”, “smoothly” and in a continuous cadence.

When I talk about Flow in a team setting, there are two views:

  • The team is in a mood in which it “effortless” and “smoothly” produces results;
  • The work items run smoothly from left (input queue or Product backlog) to the right (output queue). There are no inventories that block the flow of work, and work does not flow backwards (upwards).

The view on work that flows upstream makes people realize the unnatural aspect of it. Work, like water, always flows downstream. If not, then the (natural) flow is ‘broken’ and waste is created: “effort to bring the water of work upstream”.

So flow in our work environment is the continuous movement of work items in the direction of the customer. Never moving away from the customer. In each step value is added to the work items. We only add value that makes the customer happy. If not we pollute the water, add baggage to the work items that makes the customer not happy, the maintenance more difficult and the change of defects greater.

Flow as well means that the effort for the workers is evenly distributed and not ‘batch-like’. The work steps are in balance. No step is overloaded and no step is starving.

Flow in a kanban system aims to reduce work staying in inventories, as this creates waterfalls. With a real danger of dam busts.

Inventory typically occurs when we hit a bottleneck or constraint. Opposite it means that we avoid waterfalls and inventory by taking away constraints.

the team becomes more stable and predictable in their  deliveries.

So, from whatever view you look at Flow, it is a powerful weapon making your team more fun and more resultful.

Giving customers their legitimate place in software development.

26 August, 2013

Being really lean means that only that functionality customers use (and are willing to pay for) is developed and released. That means being so agile, that trends and patterns in customer needs/wishes and problems are continuously understood and drive service/product development and delivery.

For this the ‘voice of the customer’ needs to be continuously monitored. The result of the listening is to be analyzed and integrated in the development life cycle (e.g. product backlogs).

As not all new functionality or innovations originate from customers, also the ‘voice of the internal-experts needs to be continuously monitored. This knowledge, experiences and ideas is integrated in the development life cycle as well.

In earlier blogs I wrote in Customer Sensor Networks. Being the same subject, it lacks the natural place in the present developments in agile software development methods. By lack of a better word I use in this blog the term CusDevCus which stands for Customer-Development-Customer. With Development I mean the complete development lifecycle including Marketing, Sales, Product Management, Development, Release and Operations, ect. I am open for any better term.

Core elements of CusDevCus are:

  1. Integrated customer feedback (or external expert feedback) into the development life cycle loop to create integrated feedback,. Integrated feedback
    1. is unlimited in size, the larger the amount of participants, the more effective the next release,
    2. gains insight in trends and weak signals for present and future functionality,
    3. is generated in the form of testing developed functionality as well as new (unrelated) ideas.
  2. Integrated employee (as internal experts) feedback with the same aspects explained under the integrated customer feedback and
    1. open to all employees, continuously…
  3. The feedback combines both quantitative and qualitative information.
  4. Each feedback is signified by the feedback provider. This provides navigation through large amount of feedback.
  5. The Product Owner analyses the feedback-patterns. The combined quantitative and qualitative information enables both a deep understanding of the explicit functionality-feedback and the high level patterns.
  6. Because the feedback is integrated in agile development methods (like Scrum, Kanban, OpenUP, ..) experimentation of new functionality is possible in a semi-real environment using real customers.  This seriously reduces R&D and Sales and Marketing effort and optimizes organizational learning.
  7. CusDevCus fully builds on devOps, BusDevOps lean startup and other agile evolutions.
  8. CusDevCus is based on open feedback in the form of narratives. That means there are no preformatted testforms or questionnaires for feedback.
  9. Of course the open format feedback does not eliminate the need for professional testing!

10. CusDevCus focuses on different user groups. Different user groups have different needs. They reveal different uses (or no use) of functionality.

In my view the above described next step in agile (software) development is a natural one. The main question is whether companies are able to make the mental shift to integrate the customer as described in the software development lifecycle.

How to avoid the Lean/Agile introduction blues

6 January, 2013

Introducing a new way of working fails dramatically in most cases. Why? Because we fail to understand that what works in one open system, does not automatically work in another open system.

We all remember moments when we started working in new company or department. We start to work the way we were used to, but learn quick that we need to adapt. We do this naturally and without thinking. In 2 weeks time our new way of working feels natural.

Perhaps a more ‘natural’ approach in an organizational environment works as effective in our personal environment. Unfortunately, our traditional introduction approach is still widely applied. This leads to the ’introduction-blues’.

When I visit companies introducing Lean/Agile techniques, I recognize the same ‘introduction-blues’ as when I supported companies introducing CMMI practices.

When introducing CMMI practices, the most common failure was the way in which the different practices were introduced without understanding the why of the practice, the impact of the practice into existing way of working and the connectivity of the practices with other ‘CMMI-practices’. Because of this, other existing processes were not aligned with the CMMI-related process improvements or CMMI-related process improvements on the same subject were introduced at several locations in different flavors, leaving users in distress.

Introducing CMMI-with-your-eyes-shut is not a successful strategy. The same holds for introduction of Lean/Agile/Scrum or any other new methodology in that manner.

To apply our personal approach into an organizational approach we use a continuous safe-2-fail approach in which we take small steps, learn and then take another step. The successful steps are enlarged, those that fail are changed or stopped.

But how do you now what works and what not? Which are the first steps? These safe-2-fail probes are supported using SenseMaker®. A busy MT is not able to listen continuously to all stakeholders in the system. Building an effective SenseMaker system is crucial. With this tool all stakeholders provide their feedback and signify their feedback. The feedback is generated by short narratives.

The tool provides for effective categorization of the feedback and visualization tools to create a helicopter overview on trends and theme’s. On the same time it enables the decision makers direct access to the narratives, giving them the necessary context to take appropriate measures.

The process steps: 1) bring stakeholders together in a workshop 2) use a SenseMaking method to analyze the present and identify possible next steps 3) construct a SenseMaker system 4) take the first steps and trigger feedback 5) collect & analyze feedback 6) define following next steps.

Using this system, any organization can effectively introduce any new methodology in a step-by-step, cost-effective manner, while keeping all stakeholders involved, happy and more willing to adapt.

a winner approach to innovation using early adopters in your customer-base

5 June, 2012

Many organizations fail to integrate the mass user community in their innovation programs. SenseMaker® is a tool which enables you to do just that. Use technology early adopters to co-drive your innovation program to impress the big-mass of regular users.

Early adopters are proud people. They love to prove to pragmatists and conservatives the use and fanciness of gadgets and new technology. They also have continuous new idea’s for even fancier and more hi-tech gadgets and functionality.

SenseMaker enables you to continuously interact with these early adopters to extract all their combined ideas and innovation opportunities into the Sensemaker database. When this innovation-gathering process is integrated with an agile development environment you are able to bring those idea’s to the early adopters within a few weeks.

This very simple mechanism generates 2 major marketing opportunities for your organization. First it gives you a close connection to the early adopters as you prove over and over again you listen and deliver. Your organization can be trusted.

The other major advantage is that for the pragmatists and conservatives under your customers, you become this innovative company which is again and again able to surprise the market.

A simple and therefore highly effective marketing mechanism. SenseMaker at the heart of your innovation program using the power of your customer-base.

Why software projects needs Sensemaker®

22 May, 2012

Agile software development enables software developing organizations to deliver functionality at regular and small intervals. In order to do this effectively the organization needs to understand the needs or problems of the customer. But what if the customer does not know exactly what he needs/wants or if there are (too) many customers to be satisfied? In this blog I’ll explain how Sensemaker® provides a solution to the afore mentioned challenges.

In Software projects input (requirements) is not generally generated from the public. Intern experts (architects, domain experts, business analysts, ..) provide input to designers and programmers. In many areas this methods is working fine.
However, there are domains (e.g. civll society market) in which the domain experts need input from customer representatives to provide them insight in what functionality needs to be build. If this is input not provided, the delivered software is not successful with unsatisfied customer(s).

Sensemaker enables large scale and fine tuned listening. No matter how many customers, where on the globe they reside and what language they speak, you can easily collect their user stories (fragments in Sensemaker terminology) or feedback.
Sensemaking method provides means for the customer to add value to their stories. This added value is part of the core functionality. Without interference of your local domain experts, you get the knowledge directly from the fragment-providers. The added value is used to structure the gathered fragments. This way it provides input to you local functionality builders.

The Agile-software-development and Sensemaker combination enable large scale feedback loops. The input-build-deliver-feedback loop can be as short as 3 weeks. The loop-size is determined by the sprint-size. Sensemaker provides realtime feedback.

Because Sensemaker provides multiple views on the collected fragments it becomes possible to release functionality per location or customer-type.

In short, Sensemaker provide software development organizations the power to listen continuous and real time to hundreds of thousands of customers. Listening also enables feedback on delivered functionality (after each iteration or sprint). The organization effectively knows exactly the needs, wishes and constraints of each and groups of customers.

Chinese Medicine, process change programs and Cynefin

15 May, 2012

Many change programs fail due to a lack of understanding the real pain in the organization. Many change programs just repeat a trick that worked earlier. It is like a doctor telling you that, without proper examination, he treats you the same way he did previous patients.

In China, the original Chinese medicine is applied complementary to the Western medicine. Learning about Chinese medicine is like taking a trip into ancient knowledge management. The appreciation of the knowledge of our human body, the plants and herbs (which are all provided by nature..) forms the basis and power of Chinese Medicine.

When I write complementary I do actually mean complementary. In a Chinese hospital a patient chooses at entry which treatment he desires. During ‘Western’ treatment acupuncture or a herb-treatment is added, to reduce pain and trigger the internal body recovery system.

Our typical process change programs are typically Western oriented. We analyze were we are (what the illness is) where we want to be (cured) and what the path to cure is.
In this approach we ignore the nature part of the system we are about to change. Living human beings which, typically, show complex behavior.

Luckily, like Chinese Medicine, we have an approach to make sense of our complex organizations we are about the change. The anecdotes people tell at the coffee machines, during lunch breaks of after-work drinks, contain valuable information to define a appropriate cure-path.

For this reason we use a method in which we collect as many anecdotes as we possibly can. By listing to these anecdotes (story-collection) we learn what the system/body/organization tells us. It provides the means to appropriate leverage decisions and actions.

To enhance the level of detail and to ensure anecdotes are properly understood, we let the people themselves provide meaning to their anecdotes. This enables realtime collection without ‘expert’ interference.

Supporting Sensemaker® software suite provides the automation side. Enabling the management to get the needed level of understanding on their organization.
Like the doctor in Chinese Medicine, the management team now understands where to apply pressure (acupuncture) or to strengthen the healing and energy level (herb-cure).

Gaan voor je passie, betekent eerst kiezen

17 November, 2011

Passie is veelomvattend. Alles kan passie zijn. Passie begint in deze tijd echter ook een beladen woord te worden. Het lijkt alsof iedereen passie moet hebben om mee te tellen.

Toch is passie iets heel tastbaars en iets waarvoor het waard is vol voor te gaan. Zonder passie is ons leven grijs, saai en doelloos. Daarom draag ik deze blog op aan iedereen die zijn of haar passie zoekt. Ga vooral door met zoeken en zorg dat je dit omzet in vinden, ervoor kiezen en ervan genieten.

In mijn serie passie interviews laat mensen aan het woord die van hun passie en dromen werkelijkheid hebben gemaakt. Stuk voor stuk intrigerende verhalen van mensen met een (persoonlijke) missie. Het zijn ook stuk voor stuk verhalen over ondernemende mensen die voor zichzelf en hun gezin nieuwe passende manieren vinden om in hun onderhoud te voorzien. Uniek Omdat passie en dromen persoonlijk en uniek zijn, is iedere weg naar jouw passie uniek.

Er zijn bepaalde aspecten die in ieder interview terugkeren. Voorbeelden zijn herkennen van de eigen passie, het integreren in je leven, kiezen voor je passie en hoe de passie levend te houden.

Jouw passie is uniek. Het moment van het bewust worden dat jouw passie je leven gaat bepalen, jouw leven vorm gaat geven, is ook voor iedereen verschillend. De interviews laten zien dat het vaak een weg is van, min of meer toevallige, gebeurtenissen die aaneengeschakeld jouw pad blijken te zijn. Voor Lenie de Veth was dit een zwaar en intens proces waarin zij, tegen bestaande instituties, haar eigen weg moest gaan om beter te worden. Voor Hugo Schuitemaker was het een combinatie van hobby’s die langzaam tot een droom en passie werden.

Welke passie of droom de jouwe ook is, er is altijd een moment waarop je kiest. Ga je voor je passie en op welke manier ga je ervoor. Vorm je het tot werk waarbij je anderen helpt en er een inkomen uit genereert? Integreer je jouw passie in je bestaande leven met je huidige werk? Neem je een sabatical om aan je passie en droom te werken? Dit stadium wordt gekenmerkt door onzekerheid en aan anderen vertellen wat je gaat doen. Hier wordt passie werken. Hard werken. Dat het hard werken wordt heeft te maken dat het jouw passie is. Het is niet, of hoeft niet, de passie van anderen te zijn. Het maakt jouw uniek. Het maakt jouw passie jouw passie.

 

De vrije ruimte in ondernemen

28 October, 2011

De vrije ruimte
in ondernemen

In de sport is de term ‘de vrije ruimte’ synoniem voor het creatief en effectief vastzetten van de tegenstander of het onder druk van de tegenstander uitkomen. In dit artikel onderzoek ik het gebruik van de vrije ruimte binnen het ondernemen en wat daarvoor nodig is.

Voorwaarden
De vrije ruimte in de sport staat gelijk aan kansen. Kansen om te winnen. Er zijn voorwaarden om de vrije ruimte effectief te kunnen gebruiken. Om er een paar te noemen: spelinzicht (zien waar vrije ruimte ontstaat), vaardigheid (bal krijgen waar die moet zijn), leiderschap (sturen van medespelers) en teamintelligentie (het kennen van situaties, beperkingen en mogelijkheden van medespelers).

Spelinzicht
Het begint bij het kunnen lezen van de mogelijkheden. Dit bepaalt de mate waarin de vrije ruimte wordt benut. In ondernemen zie je dit terug in de manier waarop startende ondernemers de ruimte zoeken in reguliere business modellen. Voorbeeld is het gratis aanbieden van kranten.

Spelinzicht binnen ondernemen vergt denken buiten bestaande patronen en het toelaten van het onbekende. Kun je spelinzicht leren? Nee, in ieder geval niet op school. Zonder aanleg en doorzettingsvermogen kom je er niet. Je moet het doen. Vallen, opstaan, leren en opnieuw beginnen is het motto. Zo ontstaat handel-intelligentie en spelinzicht.

Vaardigheid
Als een sporter de mogelijkheden van de vrije ruimte ziet, maar niet in staat is de bal daar te krijgen, zal hij nooit succesvol zijn. In basketbal wordt voor dit doel veel getraind op het lopen van vaste patronen (spelletjes). De vaardigheid om de bal op het juiste moment op de juiste plaats te krijgen wordt hierdoor vergroot. Daarnaast creëren patronen vrije ruimtes.

Het vinden van de vrije ruimtes in het bedrijfsleven gebeurt door scenario planning en narrative onderzoek. Scenario planning zoekt de toekomstige vrije ruimte, narrative gebaseerd onderzoek zoekt op basis van verhalen van klanten de huidige vrije ruimtes.

Naast deze statisch gebaseerde methodieken is er de intuïtie en ondernemersgeest van de ondernemer. Deze laatste laat zich moeilijk leren. De vrije ruimte vinden, gebeurt hier letterlijk in de vrije ruimte die de ondernemer voor zichzelf creëert.

Persoonlijk leiderschap
Op het veld herken je de leider direct. Hij geeft aanwijzingen en andere spelers luisteren naar hem. Dit soort leiderschap (ik noem het persoonlijk leiderschap) is niet te trainen. Natuurlijk zijn er wel aspecten van persoonlijk leiderschap te leren. Zo kun je jouw manier van handelen en praten afstemmen op je medewerkers en klanten. Maar ‘overdaad’ ligt op de loer, en dan wordt afstemmen manipuleren.

Persoonlijk leiderschap kun je wel ontwikkelen. Dit is met name een ontdekkingsreis naar jezelf. Je leert wie je bent, waarom je je gedraagt zoals je je gedraagt en op welke manier dat je functioneren beïnvloedt. Zo’n ontdekkingsreis levert bijna altijd verrassende inzichten op. Je ontdekt een nieuwe manier van functioneren om al je (nieuw ontdekte) talenten ten volle te benutten. Wanneer een ondernemer vanuit die kennis werkt en handelt, is hij authentiek, betrouwbaar en consistent. Omdat hij vanuit zijn kracht werkt, boekt hij meer resultaten en straalt meer zelfvertrouwen uit.  Mensen in zijn omgeving herkennen dit en zullen luisteren naar wat hij zegt. Mensen zullen zich door hem naar de vrije ruimte laten leiden.

Teamintelligentie
Om in het ondernemen in de vrije ruimte te kunnen duiken en deze succesvol te benutten, heb je een winnend team nodig. Omdat het team een idee of droom van de ondernemer realiseert, ligt daar ook direct de kern van ware teamintelligentie. Is de ondernemer in staat het team zonder zijn (directe) aanwijzingen te laten winnen? Krijgt hij zijn passie, ervaring en inzichten overgebracht op het team?

Teamintelligentie zoekt naar het aanwezig potentieel van de medewerkers. Een effectief sportteam zal altijd het volledig aanwezige potentieel gebruiken. Pas dan kun je topsport bedrijven.

Een ondernemer ontdekt het potentieel van zijn medewerkers door hen te coachen. Door feedback wordt voor ieder teamlid inzichtelijk wat zijn kracht en zwakte is. Op deze manier creëert de ondernemer een team dat bestaat uit competente, dynamische en creatieve teamleden: een team dat de vrije ruimte maximaal benut voor maximaal succes.

Nut
De vrije ruimte zoeken, vinden en gebruiken is leuk en uitdagend. Maar het mooiste van het maximaal benutten van de vrije ruimte door een ondernemer, is dat het de concurrentie op achterstand zet.

Arno Korpershoek
Ontwikkel coach
www.co-chi.nl
www.arnokorpershoek.nl
www.just-inspire.nl

Wat CMMI consultants (nog) niet weten over CMMI programma’s (3/3).

24 May, 2011

CMMI verbeterprogramma’s worden geassocieerd met geen of moeizaam verkregen resultaten. De meeste initiatieven (meer dan de helft) worden in verband met te weinig resultaten tussentijds gestopt. Hierdoor gaat veel geld én vertrouwen in veranderprogramma’s verloren. Tevens nemen de CMMI initiatieven die wel succesvol zijn al snel 1,5 tot 2 jaar in beslag waardoor bedrijven wel 2 keer nadenken voordat zij aan CMMI gebaseerde verbeterinitiatieven beginnen.

In een reeks van 3 artikelen bespreek ik de oorzaken van de slechte en moeizaam verkregen resultaten en mogelijke alternatieven. Want ook met CMMI zijn snelle resultaten te boeken. In het eerste artikel heb ik de verkeerde manieren van aanpak besproken. In het tweede artikel besprak ik de manieren om die verkeerde manieren van aanpak te vermijden en in dit 3de artikel bespreek ik alternatieve manieren van aanpak.

Kort nog eens de verkeerde standaard manieren van aanpak.

  1. (Te) weinig ervaring leidt tot onsamenhangende en complexe processen.
  2. Bij ‘onzorgvuldig overnemen’ van CMMI proceseisen ontstaan processen die elkaar overlappen en tegenspreken.
  3. CMMI proceseisen worden niet altijd juist afgestemd op de specifieke bedrijfsdoelstellingen waardoor processen snel te complex worden.
  4. Het weglaten van het gedragscomponent in veranderprogramma’s kan zorgen voor weerstand bij invoering.
  5. Bij onvoldoende focus en vrijmaken van de veranderaars krijgen verbeterprogramma’s onvoldoende focus en snelheid.
  6. Door het negeren van intern aanwezige kennis en ervaring wordt de weerstand groter.

Alternatieve aanpak voor een snellere resultaat

Mijn alternatieve aanpak behelst een 4-stappenplan. De stappen in hoofdlijnen zijn als volgt:

1  De zelf-analyse

Weet wie je bent, waar je goed in bent, waar je dingen laat liggen en waar je naar toe wilt.

a. Maak een interne analyse van de huidige situatie. Definieer wat er niet goed gaat. Omschrijf de manier van werken in een perfecte situatie (organisatie-doelstellingen) en de stappen om daar te komen. Onderzoek bij elk probleem of dit echt de oorzaak is of slechts een symptoom van een dieper liggend probleem.

b. Voer een externe evaluatie uit op basis van het CMMI model. Ga hierbij uit van alle ML2 én ML3 processen. De brede scope zorgt voor een zorgvuldig beeld van de huidige situatie.

c. Betrek, indien mogelijk, organisatie onderdelen van buiten de eigen organisatie én betrek klanten. Dit verhoogt de kans op zinvolle feedback en leermomenten. Hoe zien anderen jouw organisatie en de manier waarop je hen behandelt?

d. Combineer de resultaten van beide analyses. Het meest zinvol zijn die bevindingen van de externe adviseur die niet bij de interne analyse naar boven zijn gekomen. Dit is de blinde vlek van de organisatie waar veel te winnen is.

2  Maak een stappenplan

Kies, prioritiseer, betrek interne mensen (kennis & ervaring).

a. Stel op basis van de bevindingen een WBS op. Parameters voor decompositie:

i. prioriteit voor de organisatie (niet te baseren op CMMI niveaus maar op organisatiedoelstellingen en klanten feedback).

ii.doorlooptijd (alles met een looptijd langer dan 2 weken verder uitwerken) of mate van complexiteit (lastige onderwerpen eerst).

iii. oplijnen verbeteronderwerpen met belangrijke klantprojecten. (een klantproject kan in zo’n kritieke fase zitten dat afleiding een te groot risico vormt).

b. Informeer en betrek de “randen”. Hier zit bruikbare kennis die problemen bij implementatie kunnen voorkomen. Typische randen zijn commerciële afdelingen, klanten, testgroepen en onderhoudteams, etc.

Tip: een senior medewerker (geen manager) levert de meest toegevoegde waarde.

c. Betrek ook disciplines als HR, IT, vormgeving en etc. om de wijzigingen voor implementatie passend te krijgen naar de huidige werkomgeving. Zo worden persoonlijke jaardoelstellingen aangepast wanneer projectmedewerkers niet of minder inzetbaar zijn voor klant projecten.

Tip: deelname aan het verbeterprogramma levert ‘bonuspunten’ op!

d. Het stappenplan wordt in fases/sprints/timeboxes ingedeeld van telkens 1 maand. De structuur per fase is altijd gelijk; de te realiseren veranderingen uitwerken, kennis en mensen betrekken en (indien nodig) trainen en communicatie plannen

i. Week 1: uitwerken en trainen.

ii. Week 2 & 3: de feitelijke realisatie. Met een betrokken team zijn processen snel te bouwen. Vaak is het een kwestie van aanscherpen en ‘snijden’ wat er al is!

iii. Week 4: communicatie, training, eerste implementatie (piloting) en acceptatie.

e. In deze fase van plannenmakerij is het essentieel dat het opsplitsen in fases juist gebeurt. Elkaar opvolgende verbeterstappen moeten aanvullend werken.

f. Er is per fase slechts 1 verbeterteam met 1 specifiek onderwerp. Er zijn dus geen parallelle teams. Parallelle teams leiden namelijk al snel tot een (te) complex verbeterprogramma.

g. Start de eerste maand met een charme offensief. Vertel over de doelstellingen, plannen, opzet, de betrokkenen en de manier waarop medewerkers het resultaat mede zullen bepalen. In deze eerste fase worden mensen ook getraind in samenwerken, feedback geven en ontvangen. Dit is het moment om mensen de mogelijkheid te geven zich ook in andere disciplines te bekwamen. Dit vergroot de acceptatie voor later en brengt een sfeer van enthousiasme en een verwachtingsvol uitkijken naar het echte werk dat later volgt.

h. Een belangrijke voorwaarde is het binden van deelnemers aan het verbeterprogramma; dat zij volledig inzetbaar zijn voor het verbeterprogramma. Dit betekent dat, afhankelijk van het verbeteronderwerp, strategische keuzes nodig zijn bij prioritisering van lopende en startende (klant) projecten. Dit zijn dé momenten waarop het management kan laten zien dat het veranderprogramma inderdaad belangrijk is voor de organisatie en niet alleen een papieren oefening is voor de (overbelaste) projecten.

3  Implementatie

Doe wat je hebt uitgestippeld en doe het met bezieling!

a. In de eerste week van iedere fase bepaalt men wat te bouwen.

b. De reikwijdte is hier een belangrijk aspect. Deze bepaalt vaak de uiteindelijke effectiviteit van de verandering. Hier geldt de regel dat té breed beter is dan te beperkt.

c. Veranderingen die een looptijd hebben van meer dan 2 weken worden opgesplitst. Het programma kan hier zijn flexibiliteit tonen door een fase op te rekken tot bv 2 maanden wanneer dit het resultaat verbetert en de complexiteit verkleint.

d. Op dit moment is de architectuur van het verbeterprogramma en de procesomgeving cruciaal. Hier is de hulp van een CMMI expert van belang om de zin en onzin van het model voor de organisatie (gerelateerd aan haar doelstellingen) te kunnen duiden. De architectuur helpt het verbeterprogramma te starten met het resultaat als referentiekader.

e. Gezien de opzet van het programma ligt een RUP of Agile-achtige aanpak voor de hand. Maar een standaard watervalaanpak werkt ook prima. Het is maar waar de organisatie zich het best bij voelt.

f. De feitelijke bouw van het geplande kan snel en efficiënt gaan door te focussen en continu de vragen te stellen: is dit nodig? waarom? waarom? waarom?

g. Een belangrijk aspect is ook dat de documentatie tijdig opgesteld wordt. Omdat het programma nog volop bezig is met de bouw is de kennis voor de documentatie nog vers. De documentatie wordt geschreven met de beheerders en gebruikers van het systeem in gedachten.

h. Week 4 is de week van communicatie (die tijdens de 2 bouwweken is opgesteld), training en eerste pilots.

i. Alle leeraspecten die in de 4de week worden opgedaan, gaan mee naar de volgende fase.

j. Iedere fase wordt formeel afgesloten met een bijeenkomst waarin men evalueert wat er is bereikt en het management zich committeert aan de komende fase(s).

4  Herhaal step 2, 3 en 4

Sta stil bij wat is opgeleverd, wat goed ging en waar het beter kon. En vooral, neem feedback van opgeleverde verbeteringen mee naar volgende fasen. Tijdens de eerste week van de volgende fase worden de volgende vragen beantwoord:

i. Welke verbeteringen zijn voor het verbeterproject van toepassing? Gebruik deze dan ook zelf!

ii. Evalueer architectuur en planning; zijn er aanpassingen nodig?

Dit is het 3de artikel in een reekst van 3. In het 1ste artikel ging ik in op foutieve manier van aanpak. In het 2de artikel besprak ik de manieren om de fouten te vermijden. In dit 3de artikel besprak ik een alternatieve aanpak voor CMMI gebaseerde verbeterprogramma’s.

Wat CMMI consultants (nog) niet weten over CMMI programma’s (2/3)

13 May, 2011

CMMI verbeterprogramma’s worden geassocieerd met geen of moeizaam verkregen resultaten. De meeste initiatieven (meer dan de helft) worden in verband met te weinig resultaten tussentijds gestopt. Hierdoor gaat veel geld én vertrouwen in veranderprogramma’s verloren. Tevens duren CMMI initiatieven die wel succesvol zijn al snel 1,5 tot 2 jaar. Het is wel duidelijk dat bedrijven dan 2 keer nadenken om CMMI gebaseerde verbeterinitiatieven te starten.

Dat snelle resultaten wel degelijk mogelijk zijn, bespreek ik in een serie van 3 artikelen. In het eerste artikel ging ik in op verkeerde manieren van aanpakken. In dit 2de artikel bespreek ik de manieren om die verkeerde aanpakken te vermijden. In het komende 3de artikel bespreek ik een alternatieve aanpak.

Kort nog eens de verkeerde standaard manieren van aanpak

  1. (Te) weinig ervaring leidt tot onsamenhangende en complexe processen.
  2. Bij ‘onzorgvuldig overnemen’ van CMMI proceseisen ontstaan processen die elkaar overlappen en tegenspreken.
  3. CMMI proceseisen worden niet altijd juist afgestemd op de specifieke bedrijfsdoelstellingen waardoor processen snel te complex zijn.
  4. Het weglaten van de gedragscomponent in veranderprogramma’s draagt bij tot weerstand bij invoering.
  5. Door onvoldoende focus en vrijmaken van de veranderaars krijgen verbeterprogramma’s onvoldoende focus en snelheid.
  6. Door het negeren van intern aanwezige kennis en ervaring wordt de weerstand groter.

Hoe bovenstaande fouten vermeden kunnen worden

1

Geef voldoende aandacht aan het verankeren van CMMI kennis in de organisatie. Denk hierbij eerder aan werkbezoeken aan succesvolle CMMI verbeterprogramma’s dan aan dure externe advisering. Let hierbij op de manier waarop CMMI proceseisen zijn vertaald naar processen.

Wanneer een adviseur wordt ingehuurd, zorg dan dat kennisoverdracht het belangrijkste aspect is. Focus binnen deze kennisoverdracht op de diepere kennis, achtergrond en filosofie achter het model. Dit helpt uw team de juiste balans te vinden tussen CMMI eisen en bedrijfsdoelstellingen.

Het is evident dat de CMMI advisering van voldoende (bewezen) kwaliteit moet zijn.

Door daarnaast de focus van het programma (en de basis van het verbetermateriaal) niet op het CMMI model zelf, maar op de eigen manier van werken en de aanwezige kennis en ervaring te leggen, wordt het verbeterprogramma een zelflerende organisatie die op eigen kracht leert te verbreden en fouten te voorkomen.

2

‘Blind’ CMMI proceseisen in eigen processen is niet effectief. Het gebeurt soms dat CMMI practices bijna letterlijk zijn overgenomen in de organisatie processen. Dan ontstaat een kopie van de CMMI procesgebieden.

De meest optimale uitgangspositie blijft de eigen huidige manier van werken en de prioritisering op basis van organisatiedoelstellingen. Deze vormen de structuur van het verbeterprogramma. Deskundig CMMI advies vertelt waar in het model informatie is te vinden over de verschillende verbeteraspecten. Het CMMI model ondersteunt nu in plaats van dat het dicteert.

3

Het uitgaan van eigen praktische onvolkomenheden, organisatiedoelstellingen en feedback van klanten en aangrenzende organisatie afdelingen zorgt dat de manier waarop CMMI best practices worden vertaald in eigen processen passend is. CMMI practices zijn toepasbaar in iedere context. De manier van toepassen, verschilt per omgeving waarin de processen werken. Zo zal de mate van beheer van configuration items waar besturingssystemen voor de luchtvaartindustrie worden gebouwd meer strikt zijn dan bij de bouw van een database programma in een grootwinkel bedrijf.

4

Het gedragscomponent wordt op de volgende manier vorm gegeven:

  • de manier van communiceren.
    • communiceer vroegtijdig mogelijke veranderingen;
    • laat de communicatie 2 kanten op werken. Input van de medewerker levert een schat aan informatie op (die vaak niet door externe informatie is te overtreffen);
    • pas de communicatie aan op de werkzaamheden en verantwoordelijkheden van medewerkers;
    • gebruik eigen terminologie en vermijd zoveel mogelijke specifieke CMMI termen; en
    • gebruik in de naam van het verbeterprogramma ook zeker niet CMMI; refereer aan de eigen organisatie doelstellingen.
  • een passende beloning voor het meewerken in het verbeterprogramma.
    • het opnemen van veranderdoelstellingen in persoonlijke targets maakt dat de veranderdoelstellingen serieuzer worden genomen tijdens het prioritiseren van werkzaamheden; en
    • neem de organisatiedoelstelling als richtpunt van de veranderdoelstellingen. Een veranderdoelstelling zoals CMMI ML2 zorgt dat er verkeerde keuzes worden gemaakt tijdens het veranderprogramma. De ervaring leert dat de procedures meer aan het CMMI model worden toegeschreven dan aan de noden van de eigen medewerkers. De focus komt te liggen op het pleasen van de CMMI appraisal in plaats van het realiseren van de de eigen organisatiedoelstellingen.

5

Dedicated teams die hun tijd kort maar volledig kunnen inzetten in het verbeteren van de manier van werken, zijn effectiever, meer tevreden en meer betrokken dan wanneer medewerkers hun bijdrage op deeltijdbasis doen. De focus komt bij deeltijd-deelname te vaak op de klantenprojecten te liggen. Dit als gevolg van een korte-termijn visie.

Verder is imbedding van het verbeterprogramma in de bestaande projectportfolio cruciaal. Dit zorgt voor voldoende managementattentie en ondersteunt de juiste prioritisering van het veranderprogramma met betrekking tot de organisatiedoelstellingen.

6

Zie hiervoor ook punt 3. Extern advies is soms nodig maar veelal is de benodigde kennis al aanwezig. Betrek daarom eigen medewerkers met gezag binnen de eigen kring in het veranderprogramma; dit verzekert de input van waardevolle informatie en vermindert de mate van weerstand bij invoering. Gebruik deze kennis ook bij het opstellen van de communicatiemiddelen en -inhoud.

Betrek ook junior medewerkers; dit biedt hen de mogelijkheid snel te groeien en zij hebben een frisse kijk op de manier van werken binnen de organisatie. Zijn nemen als het ware nog een stuk van hun vorige omgeving mee.

Betrek ook andere afdelingen dan alleen de ontwikkelafdelingen bij het veranderprogramma. Dit zorgt dat werkproducten van het verbeterprogramma ook door deze afdelingen gemakkelijker geaccepteerd en gebruikt worden. Op die manier ontstaat een keten-breed verbeterresultaat, wat uiteindelijk de organisatie ten goede komt en de effectiviteit van het veranderprogramma met 66% doet toenemen.

Daarnaast levert het betrekken van verschillende stakeholders (denk ook aan de externe of interne klanten) ook waardevolle informatie op over hoe de eigen ontwikkelafdeling door anderen wordt ervaren. Dit maakt dat de organisatie nog meer rendement kan halen uit verbeterprogramma.

Dit is het 2de artikel in een reekst van 3. In het eerste artikel ging ik in op verkeerde manier van aanpak. In dit 2de artikel bespreek ik de manieren om die verkeerde aanpak te vermijden. In het komende 3de artikel bespreek ik een alternatieve aanpak voor CMMI gebaseerde verbeterprogramma’s.