Archive for the ‘teamwork’ Category

Predictable & resilient programs

15 November, 2013

Too many efforts get lost in complexity or frustration.

“I wish we had known before, what we know now; we never would have started this project”

“Why don’t they listen to us?” asked the project manager himself about management

Many programs keep their focus regardless changes in the system around them

We live in a world that is dynamic and always in motion. That’s a fact. So, how can we know today, what will be the challenge of tomorrow? The answer is simple: we do not know, unless…

Starting a program is to achieve some goal that was defined yesterday. How do you manage a program that aims to achieve something that may or may not be changed while you do your utmost best to get there? How can you early recognize a changing goal that you targeted?

Organizations need to be able to apply a kind of rocket that is guided to it’s moving target by means of laser. Listen2Change offers this management guidance. We provide the laser beam that the decision maker transfers into an adjusted focus, based on new knowledge of the target and the system.

A program in a system influences the system and is impacted by unpredictable agents in that system and events outside that system.

We visualize the influences and resulting changes on regular basis (daily, weekly, ..). It enables weak signal detection to identify risks or opportunities.

For this we use short anecdotes from all stakeholders in the system. Each anacdote-teller adds predefined ‘tags’ or signifying data to their anecdote. The signification provides navigation through the hundreds of anecdotes. it unleashes understanding detailed changes and impact from the perspective of each participant.

The underlying assumption is that people exchange information via stories. The stories are triggered by open questions and gathered independent from each other.  The complete set of stories provide a true reflection of the  reality. As it is continuous it truly provides your laser beam towards a moving target.

The method provides any program or mission the means to start without a clear understanding of the final result. This result will emerge from the running program and its impact in the system.

 

Nut van gedocumenteerde processen en afspraken; op het werk en thuis.

2 April, 2012

1 zelfstandige heeft weinig reden om (veel) processen te documenteren. Redenen die ik kan bedenken zijn checklijstjes en de stappen voor weinig voorkomende werkzaamheden. Bij het laatste voorbeeld voorkomt het opschrijven wat je moet doen, dat je het later mogelijk opnieuw moet uitzoeken wat nu ook alweer precies de stappen waren en waar je informatie de vorige keer hebt bewaard.

Een alleenstaande kan doen en laten wat hij wil. Eten wat hij wil, muziek luisteren enz. Het is wel handig als hij bankafschriften bij elkaar bewaard. Het invullen van de belastingaangifte gaat ook gemakkelijker als de informatie hiervoor op bekende plekken te vinden is.

2 mensen in een team moeten al veel afstemmen. Waar staat welke informatie, begrijp ik jouw informatie, op welke manier informeren wij elkaar en kunnen wij afgaan op wat eerder is afgesproken? Hier geldt dat je of iedere dag met elkaar overlegt over alles wat van belang is. Zo niet, dan werkt het gemakkelijk als jij weet waar je collega zijn informatie bewaard. Ook is het fijn als hij dit altijd op dezelfde manier doet.

Een koppel moet meer afstemmen dan een alleenstaande. Wat wil jij? Waar ben jij hoe laat? Wat gaan we eten? Doe jij boodschappen? Waar heb je die brief gelegd?
Het is duidelijke. Wil je geen ruzies en frustraties dan is het handig dat er afspraken worden gemaakt en nagekomen.

3 of veel mensen in een organisatie moeten overeenstemming bereiken op welke manier zij samenwerken. Frustratie over dingen die niet (juist/tijdig) gedaan worden liggen op de loer. Afspraken moeten continu worden herijkt om te zien of zij nog wel doelmatig zijn.

Een gezin met kinderen is een groot deel van de tijd bezig werk en andere betrokkenen (ouders, vriendjes, school/kinderopvang, werk) met elkaar af te stemmen. Afspraken zijn hier nog belangrijker omdat de verschillende stakeholders niet te verenigen zijn. En dan wordt nog één ding duidelijk. Het maken alles afdekkende afspraken en deze vastleggen, blijkt ineens niet voldoende te zijn.
Kinderen veranderen, regels die gisteren nog (of juist nog niet) nodig waren, blijken vandaag niet meer nodig te zijn. Ook de omgeving blijkt ineens onvoorspelbaar te zijn. Het vastleggen van afspraken is ineens een complexe aangelegenheid. Vaak blijkt alleen achteraf wat de manier van aanpak was geweest.

Zo kom ik op 2 conclusies:

1, alles afdekkende regels maken niet noodzakelijkerwijs een ‘werkend’ en gelukkig gezin. Binnen de grenzen van wat mogelijk is geniet je van de vrijheden en veiligheid die door de afspraken worden gecreëerd.
Dit geldt ook binnen een professionele omgeving. Mensen en de omgeving bepalen welke (typen) regels en afspraken nodig zijn. Dit kun je niet 1-op-1 aan een model ophangen.

2, is bij een gezin complexiteit te managen door liefde, vergevingsgezindheid en improviseren, in een professionele omgeving is dit (veelal) niet mogelijk. Hier zijn technieken voor het omgaan met complexiteit nodig. Deze technieken geven inzicht in de mate van complexiteit en passende manier van aanpak.

5 tips voor gelukkige en efficiënte medewerkers

8 January, 2012

Iedereen kent ze, medewerkers die ogenschijnlijk veel werk verzetten en dit doen zonder veel over te werken. Zij zijn ook nog eens goedgehumeurd en komen en gaan met een glimlach. Het zijn de mensen die zowel gelukkig als efficiënt hun werk doen. Het zijn ook deze mensen die anderen in hun omgeving beter laten presteren.

Hun tegenpool kent ook iedereen. Je ziet ze vaak bij het koffieautomaat de gang van zaken van giftigecommentaar voorzien. Zij ontnemen anderen de lust en energie in het werk. Ze zijn de intriganten van uw team of onderneming.

Gelukkig is de gemiddelde medewerker niet zo extreem negatief. Maar ook niet echt positief. En dat is jammer. Want positief ingestelde mensen zijn blij, vriendelijk, energiek,  klantgericht, collegiaal en bereid tot leren. Dit artikel geeft enkele praktisch tips over hoe medewerkers gelukkiger én efficiënter te laten zijn.

Nog even iets over gelukkig zijn. Gelukkige mensen zijn mensen die best wel eens balen of teleurgesteld zijn. Maar zij herstellen snel van een tegenslag, en blijven hier niet in hangen. Als iets mislukt is, denken ze na op welke andere manier ze dit toch kunnen realiseren. Zij blijven niet hangen in wrok, en zoeken de oorzaak niet standaard buiten zichzelf. Zij beseffen dat dezelfde (re)acties, dezelfde resultaten opleveren. Na een mislukking proberen ze iets anders waardoor er een ander resulaat ontstaat. Kortom gelukkige mensen zijn vaak ook effectieve mensen.

Mensen gelukkig en efficiënt maken is onmogelijk. Mensen gelukkig en efficiënt laten worden is wel zeer goed mogelijk.  Ik geef een aantal tips die iedereen direct kan toepassen. Let wel, je hoeft geen directeur of manager te zijn om dit toe te passen. Begin gewoon in je eigen team.

1.  Wees zélf gelukkig en efficient.

Medewerkers prikken feilloos door loze woorden.  Dus wanneer je anderen gelukkiger en efficienter wilt maken, moet je zelf  gelukkig en efficient zijn. Je kunt hiervoor ook een bestaand rolmodel in de eigen organisatie gebruiken. Maar besef dat als je zelf niet de nodige stappen zet en laat zien dat je hier actief aan werkt, mensen niet zullen volgen. Mensen volgen actie, geen woorden.

2. Maak al aanwezige gelukkige en efficiënte medewerkers meer zichtbaar.

Dit is een variant op successen vieren. Medewerkers die gelukkig en efficient zijn in hun werk en anderen hiermee ondersteunen, zijn de ambassadeurs van de nieuwe manier van werken. Zij coachen anderen en u laat zich ook zichtbaar door hen coachen.

3.    Creëer een leeromgeving.

Kinderen leren door spel en het maken van fouten. Uw medewerkers leren te zien wat er is misgegaan door het analyseren van fouten.

Systeemfouten zijn er vaak de oorzaak van dat medewerkers fouten maken. Dit soort fouten vinden en oplossen is zeer efficient. Het voorkomt dat meerdere medewerkers (dezelfde) fouten maken. Daarnaast levert het ook een emotionele winst op omdat persoonlijke fouten op systeemniveau worden geaddresseerd. Dit geeft ruimte aan creativiteit en leren.

Straf (minder bonus, een reprimandum of ontslag) ontneemt iedere medewerker de lust om te leren. Fouten maken wordt zoveel mogelijk vermeden. Er ontstaat een cultuur van angst en starheid. In plaats van een mogelijk probleem snel te duiden, zullen medewerkers dit nalaten in de hoop dat iemand anders de dupe wordt.

4.    Creëer een omgeving waar mensen elkaar écht kennen.

Werken in een omgeving waar je je collega’s kent werkt stimulerend. Het is fijn te weten dat jouw zwakte de kracht van iemand anders is, zodat je hulp kunt vragen wanneer dit nodig is. Ook maakt het leren mogelijk. Wanneer collega’s bijvoorbeeld weten dat iemand thuis problemen heeft, zullen zij hun collega waar mogelijk helpen om te zorgen dat het team er niet onder lijdt.

Het kennen van collega’s heeft ook positieve resultaten over afdelingen heen.

In veel bedrijven zijn afdelingen fysiek en procesmatig gescheiden. Informatie wordt op 1 plek verwerkt en daarna doorgestuurd naar een andere afdeling. Veelal weten collega’s van verschillen afdelingen niet op welke manier hun informatie verderop in de procesketen wordt verwerkt. Door mensen van verschillende afdelingen met elkaar in contact te brengen zullen zij elkaar sneller betrekken in het ‘leanen’ van gegevensverwerking. Zo onstaat een geoptimaliseerde informatiestroom én zijn medewerkers effectiever, trots en dus gelukkiger.

5.   Evalueer regelmatig.

Leren is blijvend kijken naar wat goed ging en wat anders en beter kan. Het leuke van leren is dat het nooit ophoudt. Er bestaat geen perfecte manier van werken. Zodra een stap is geperfectioneerd, komen andere stappen in het vizier om te verbeteren.

Zelfevaluatie is een van de meest effectieve (in termen van kosten en opbrengsten) manieren om de eigen manier van werken continu te verbeteren.

Bovenstaande 5 stappen zijn een eerste aanzet voor positieve gedragsverandering. Het is een traject waarin doen en voorbeeldgedrag, en niet KPI’s en extern opgelegde richtlijnen, resultaten opleveren.

 

 

Co Chi faciliteert verandertrajecten voor professionals, teams en organisaties. Medewerkers worden daardoor gelukkiger en effcienter. De verandertrajecten hebben een korte, gefixeerde doorlooptijd.

Neem voor meer informative contact op met Arno Korpershoek: 06 50 828 718.

Seats 2 Meet in Rotterdam

22 December, 2009

Regelmatig droom ik weg. Dan vlieg ik langs plekken waar mensen elkaar ontmoeten en met elkaar overleggen. Zij spreken over dingen waar zij voor warmlopen. Zij luisteren naar elkaar. Leren is een gedeelde passie. Net als de passie om met elkaar iets te realiseren waarin elk de eigen passie en zingeving in kwijt kan.

3 Weken geleden werd ik uitgenodigd met een aantal mensen een nieuw initiatief vorm te geven. In dit initiatief werken een aantal mensen uit Rotterdam samen om Seats to Meet in Rotterdam (s2m010) te starten.

Het is verbazingwekkend wat deze kleine club van 9 mensen in 3 weken tijd hebben bereikt (dank Seats2Meet Utrecht). Het is dat de kerstvakantie ‘roet in het eten gooit’, anders hadden we een kerstkindje gehad, met de kribbe in 010!

Wat zijn nu de eigenschappen waarom dit idee zonder merkbare moeite verwezenlijkt wordt?

1
Gedeelde dromen en een gevoel van zingeving. Het begon met 1 iemand die een idee had, en erover met iemand anders sprak. Ideeën bleken overeen te komen. Zij kenden meer mensen die hierover al eens hardop hadden nagedacht. Eenmaal samengekomen bleek er, ondanks duidelijke onderling verschillen in persoonlijkheden, kennis en ervaring, een krachtig vibe te bestaan. De gedachte-vonk had vorm gekregen.

2
Tijd speelt geen rol. Omdat verschillende mensen verschillende dingen leuk vinden, hoeft niemand zicht met vervelenden dingen bezig te houden. sterker, je wordt uitgenodigd alleen die dingen te doen die je leuk vind om te doen. Het mooie van leuke dingen doen is dat je hier altijd tijd voor hebt. De in jouw ogen vervelende dingen, worden door anderen (die juist daar hun passie in kwijt kunnen) opgepakt en rapido afgerond. Kortom, 1+1=9.

3
Ideeën zijn van iedereen en niemand. Voortbordurend op de ideeën en gerealiseerde zaken van anderen, ontstaan nieuwe ideeën en uitdagingen die voor jou een fantastische opportuniteit biedt jou passie en talenten te etaleren. Anderen profiteren dus van één idee om er 9 anderen uit te genereren. S2m010 blijkt een heuse ideeënkernbom te zijn!! Kijk af en toe maar eens naar boven, richting 010!

4
In dit transformatietijdperk zijn relaties het nieuwe geld. Relaties maken dat initiatieven succesvol zijn of niet. Wanneer relaties worden onderhouden zoals in een uitgebalanceerd ecologische omgeving, wacht er niets anders dan voorspoed. Dit gaat verder dan win-win. De juiste woorden weet ik er nog niet aan te geven, voorlopig houd ik het op passie-passie.

See you all at s2m010.com!