Archive for the ‘Okaloa Flowlabs’ Category

Agile opschalen met Kanban

11 May, 2018

Wanneer één team op een agile manier werkt heeft dit slechts een beperkt effect op de verbetering van de hele waardeketen. Sterker, lokale optimalisatie leidt vaak tot een verslechtering van de hele waardeketen en daardoor tot frustratie van de teams.

Wat zie je als een team agile werkt: Dit is een team dat nauw samenwerkt en zich continu de vraag stelt hoe het slimmer en beter kan. Zij nemen verantwoordelijkheid en starten experimenten om te zien welke aanpassingen voor hen werken. Het is een team dat metrieken gebruikt om inzicht te krijgen in de eigen capaciteit en om deze te verbeteren. Zij begrijpen hun rol in de volledige waardeketen en betrekken anderen indien nodig.

Een agile team krijgt vanuit management de ruimte en het vertrouwen om zich continu te verbeteren. Zo worden zij ondersteund om proactief met anderen in de waardeketen zelf verbeteringen te initiëren. Natuurlijk komt er meer bij kijken, maar wanneer deze aspecten niet aanwezig zijn, moet het team en het management zich de vraag stellen of zij werkelijk agile willen werken.

Wil je dus dat de hele waardeketen meer en sneller oplevert dan moet je naar de hele waardeketen kijken en het agile werken opschalen.

Opschalen van agile is simpelweg teams uit de waardeketen op een agile manier laten samenwerken. Dit gebeurt in 2 richtingen: verticaal tussen teams op verschillende organisatie niveaus en horizontaal tussen verschillende waarde toevoegende teams of personen.

Agile samenwerken betekent dat teams gezamenlijk bekijken op welke manier werk eenvoudig en effectief door de waardeketen kan stromen. Mogelijke vragen:

  • Zijn de werkzaamheden in de verschillende stappen juist op elkaar afgestemd?
  • Waar bevinden zich (mogelijke) bottlenecks?
  • Beschikken teams op het juiste moment over de juiste informatie?
  • Welke (waardeketen externe) afhankelijkheden zijn er en wat is het effect van de afhankelijkheden op de waardeketen?
  • Onderschrijven alle teams hetzelfde doel en visie?
  • Worden er continu (kleine safe-2-fail) experimenten gestart om de waardeketen continue te versimpelen en verbeteren?

Ook voor agile samenwerken geldt, dat er veel meer voor nodig is dan alleen het bovenstaande. Maar deze mentale houding levert de benodigde omgeving waarin alle teams zich kunnen ontplooien.

Er bestaat niet één model of framework dat 1-op-1 op een organisatie past. Agile samenwerken wordt pas succesvol als je de eigen organisatie en cultuur als uitgangspunt neemt. Het werkt niet als je een model kiest en probeert te implementeren omdat een concurrent dit (succesvol) doet.

De waardeketen teken je uit dmv alle belangrijke waarde toevoegende stappen achter elkaar te tekenen. Simpelweg ziet dit er zo uit:Slide1

Daaraan voeg je dan de invoer, uitvoer, bestaande feedbackloops, werk- en wachttijden en belangrijke afhankelijkheden in de waardeketen.

De ervaring is dat alleen dit visualiseren en verder duiden van bestaande kenmerken van de keten, al direct eerste verbeterpunten oplevert.

Raar maar waar, blijkt een eerste visualisatie vaak niet te kloppen! Als je vanuit verschillende perspectieven (rollen, bestaande verantwoordelijkheden) naar de eerste versie kijkt, blijken er verschillende ‘versies’ van de waardeketen te zijn. Dit inzicht, dat er verschillende interpretaties mogelijk zijn, is een belangrijk beginpunt voor een dialoog. Het laat zien dat in de loop van de tijd een situatie is ontstaan die maakt dat werk (en informatie) niet meer ‘als vanzelf vloeit’, maar dosis-gewijs wordt gestuurd.

Het actief sturen gebeurd onbewust en (vrijwel altijd) vanuit een goede intentie. Daarom is een goede dialoog over welke van de verschillende versies, de kern van de waardeketen is, van vitaal belang, en vaak een eerste stap in het opschalen van een agile manier van werken.

Kanban is een methode die perfect is toegesneden om de agile transitie te realiseren. Immers Kanban gaat uit van het visualiseren van de waardeketen en beoogt Flow van werkitems te verbeteren.  Opschalen is het schakelen van meerdere kanban systemen.

Over Kanban: Kanbanis een visueel signaal (kaart, boord). Een Kanban systeemis een manier om werk op basis van (virtuele of fysieke) kanbans, de flow van werk items te beheersen. De Kanban methodeten slotte, is het definiëren en verbeteren van kanban systemen. Een complete Kanban uitleg vindt je hier.

Je stemt Kanban systemen op elkaar af door de flow van werk en informatie te analyseren. Hiervoor gebruik je metrieken die de flow kwantificeren. Je zoekt naar de onbalans tussen bijvoorbeeld de hoeveelheid werk die een systeem inkomt en weer verlaat. Als je de invoer van een kanban systeem aanpast op de capaciteit ervan, zal het systeem snellere opleveren (de doorlooptijd neemt af), en de hoeveelheid werk en kwaliteit toenemen.

Okaloa Flowlab crossteamsimulaties vormen een perfecte start voor het afstemmen van kanban systemen over meerdere teams. De simulatie staat het toe de werkelijkheid van elk type werk te simuleren. Teams ervaren wat het effect is van een systeem dat niet in balans is en hoe systemen op elkaar af te stemmen. Overigens maakt het in dit geval niet uit of een team wel of niet Kanban gebruikt. Ook teams die volgens een Scrum methode werken kunnen de werkzaamheden in een ‘Flow’ krijgen.

Hieruit volgt ook direct het inzicht, dat het afstemmen van werk tussen 2 teams in een waardeketen met bv 10 teams, een gevaarlijke deeloplossing is.

Bedenk namelijk dat deze 2 teams meer werk leveren en aankunnen. Het effect is dat én het volgend team plotseling meer werk ontvangt (dan ze aankunnen) én dat het voorgaande team in de waardeketen, plots meer werk moeten leveren dan zij kunnen. Er ontstaat onbalans in het systeem.

Kortom, wanneer je naar een methode zoekt om de agile manier van werken op te schalen, overweeg dan de kanban methode eens. Bijkomend voordeel is dat Kanban uitermate geschikt is om verschillende type van werkzaamheden of werkproducten, in één systeem te integreren.

Arno Korpershoek,
Co-chi
Rotterdam,
mei 2018

Advertisements

Flow in an Agile environment.

30 March, 2017

Flow is the new buzz. Each of us knows exactly what flow is. And how it feels. It feels great! You probably have even experienced it yourself. Great! But flow in relation with work?  That is something else. It needs planning,  and changing work habits.

In my previous blog I started with the above paragraph. It triggered questions on what Flow is? Trying to answer this question took too many words for a small reply. So I made a blog in which I describe what I mean with Flow.

Being in “the Flow” means that what I do in that moment of Flow goes ”effortless”, “smoothly” and in a continuous cadence.

When I talk about Flow in a team setting, there are two views:

  • The team is in a mood in which it “effortless” and “smoothly” produces results;
  • The work items run smoothly from left (input queue or Product backlog) to the right (output queue). There are no inventories that block the flow of work, and work does not flow backwards (upwards).

The view on work that flows upstream makes people realize the unnatural aspect of it. Work, like water, always flows downstream. If not, then the (natural) flow is ‘broken’ and waste is created: “effort to bring the water of work upstream”.

So flow in our work environment is the continuous movement of work items in the direction of the customer. Never moving away from the customer. In each step value is added to the work items. We only add value that makes the customer happy. If not we pollute the water, add baggage to the work items that makes the customer not happy, the maintenance more difficult and the change of defects greater.

Flow as well means that the effort for the workers is evenly distributed and not ‘batch-like’. The work steps are in balance. No step is overloaded and no step is starving.

Flow in a kanban system aims to reduce work staying in inventories, as this creates waterfalls. With a real danger of dam busts.

Inventory typically occurs when we hit a bottleneck or constraint. Opposite it means that we avoid waterfalls and inventory by taking away constraints.

the team becomes more stable and predictable in their  deliveries.

So, from whatever view you look at Flow, it is a powerful weapon making your team more fun and more resultful.

How to create flow.

24 March, 2017

Flow is the new buzz. Each of us knows exactly what flow is. And how it feels. It feels great! You probably have even experienced it yourself. Great!

But flow in relation with work?  That is something else. It needs planning,  and changing work habits.

But we can create flow in our work environment. We are able to let work items or information flow through our work processes. Just look at the car manufactures. Their assembly lines are a perfect example of flow. But it took them many years and hard work.

The good news is that we can also implement flow in creative work places. Whether we create fancy apps or provide services. In HR departments, DevOps teams, back office, marketing teams, they all are able to create flow in their delivery process

Below I explain how you can start to implement flow.

Visualize your system to identify your bottleneck

    1. Identify Bottlenecks/constraints.
      • Draw a value stream map (VSM) to  visualize your system.
      • The VSM creates a common language to engage your stakeholders in your endeavor.
      • The value stream shows you the constraints. Probably you already knew the constrain (or had a good guess). But it is like handling risks, once they have been documented, they become somehow more real. This is also true for constraints.
        • Also good to realize is that you handle constraints with care. Even with more care then porcelain. It involves people. and the tricky thing is that people who are part of the constraint, became the constraint due to the system. Not of what they did or did not do!
  1. Eliminate constraints (not the people!)
    1. Exploit the constraint.
      • Let the constraint only work on the flow-impeding work.
      • Reduce the amount of incoming work using WIP limits to the level that the constraint is able to chew.
    2. Increase the constraint capacity.
    3. Find the next constraint.
  2. Ability to manage stakeholders that impact the constraint.
    1. The demand of work is defined outside your responsibility level. So in order to balance the demand with the available capacity, takes some diplomacy and persistence.
    2. Further downstream stakeholders are in need of your work items. They will claim your capacity is not fully used.
    3. Invite your stakeholders to some flow experience
      • Involving your stakeholders in a short Flow simulation workshop, combined with theoretical explanation on queuing theory may just do the trick to at least allow you to do an experiment with manage the work through WIP limts and other queuing theory techniques. (The Okaloa Flowlab simulations offer a range of different simulations that address all aspects of flow).

Some additional advice.

Start with flow simulations with some key stakeholders. They first need to understand the basic concepts of flow, queuing theory and WIP limits. This also let them experience the impact of WIP limits on the speed and reliability of their delivery requests.

On team level  create a stable input of work. Ensure that the teams grow into a stable delivery cadence. Use the team simulations to allow the team to experiment and experience flow in their own environment. You can use the actual work environment of a sprint to experiment with reducing WIP and allow the team to  become more stable and predictable in their  deliveries.

Next step is to let multiple teams that work to create flow of their combined teams. Run the cross team simulation as a start to have teams and product management experience and experiment addressing aligning capacity differences to a smooth delivery cadence.

Upstream, product management  (program or value stream level) implements a Kanban system that adheres to the same principles of flow as on team level. But here is one additional focus point.

Internal product management use WIP limits to effectively deliver a constant flow of work requests for the downstream teams.

From the perspective of the downstream teams product management takes care they have at all times sufficient work requests (options) available. This ensures that product management is never overstressed in producing sufficient work for the downstream delivery teams (quality, instable workloads up- and downstream). For the downstream  teams this means they have at all times sufficient work on their incoming backlog.  They are able to maintain a stable cadence.

For more information on  simulations  look at the available workshops in Europe on Okaloa. On May 19th we offer a public workshop  on the Okaloa Flowlab simulations in which we  specifically address implementing Flow or Kanban systems in SAFe environments and other scaling approaches.