Archive for the ‘creativiteit’ Category

Out-focussed (domain-novice) facilitation in Sensemaking projects for better results

31 May, 2012

Last week I participated in a very interactive and useful workshop on Sensemaker®. Sensemaker provides a platform to gather, process, and visualize knowledge. Part of the discussions in smaller groups went on the application of Sensemaker. One of the discussed aspects was the possible result of Sensemaking projects in the context of the customer. In this blog I’ll defend a bold statement: “the ‘novice-domain’ or ‘out-focused’ facilitator is more likely to provide surprising or unexpected results then the field-expert of in-focused.”

Underlying to this statement is the pure uniqueness of Sensemaking projects. It enables large-scale fine-tuned listening to an unlimited number of people. It provides decision makers, innovation seekers and researchers in general, a method to distill hidden or weak information/knowledge. This is based on the Cynefin framework and the Sensemaker Ecology, Also check Dave Snowden’s blogs.

Before going into details some explanation. In 2006 I learned out-focussed coaching in personal and team potential exploration programs. Out-focussed means that as coach (or facilitator) you do not need to understand the underlying problem being discussed. As coach you focus on the convictions of the coachee.

An example: Let’s say I coach Peter. Peter’s question is his effectiveness in his team. In the coaching session he recalls a difficult situation in his team. In stead of asking him to explain the situation (to understand what happened) I ask him what he wanted to get out of the situation, what prevented him to achieve this and what he can do different next time. As Peter doesn’t need to explain the situation (which he already knows), we save time and address the problem at hand directly. 
At the end of the session Peter leaves with a better understanding on his own actions and convictions. The result would have been much less if I coached in-focussed. Asking questions on the situation; what his history was with the team; explaining similar situations I had been; etc.

My statement is that out-focussed (of novice-domain experts) facilitators, are able to generate more surprising knowledge and results on the subject then domain experts who integrate their expertise during the whole project. Of course the out-focused facilitator needs to be an experienced and knowledgeable (big) group facilitator. He also is an Cynefin and Sensemaking expert.

During Sensemaking workshops and in the configuration of the Sensemaker tool, an out-focused facilitator is able to extract and use more and more unexpected information from the participants. By being out-focused the facilitator is also not tempted to steer the outcome of the evaluate the (intermediate) results himself. The latter is described as being in-focused.   
Out-focused Sensemaking expert enables knowledge, insights, answers and innovation ideas to emerge. Any intervention (a word, a proposal, a gesture) from the facilitator, is a risk that this unexpected emergence of knowledge is subdued.

For the same reason, using internal Sensemaking experts is not advisable as the risk is even bigger. Unless of course the facilitator is not an domain-expert and is free from internal (political) strings.

Balans in sturing en creativiteit

23 January, 2010

Sturing

Overal worden fouten gemaakt. In de ontwikkelingsprogramma van complexe producten zoals medicijnen en de ruimtevaart kunnen fouten zeer kostbaar zijn. In de vorm van geld én mensenlevens.

2 klassiekers: In de samenwerking tussen Europa en Amerika voor de Mars Orbiter ging de Orbiter verloren omdat de software en commando’s vanuit verschillende systemen werden gegeven. De software in het ene stelsel, het hoogte commando vanuit het andere stelsel.

Een ander voorbeeld was de introductie van een medicijn in Amerika. Doordat de Europese fabrikant een onvolledige stakeholderanalyse had uitgevoerd, werd de fabrikant door een over het hoofd geziene partij, gedwongen de introductie uit te stellen tot alsnog goedkeuring werd verkregen.
Er zijn overigens ook grappige anekdotes te vertellen. Zo stonden op een avond in het zonnige Californië robots, die normaal sinaasappels plukken, allemaal met de armen in de lucht te graaien. Oorzaak was de mooie grote felle rode ondergaande zon…

Eenvoudig te vermijden fouten die veel, heel veel geld en frustratie hebben gekost.

Het is kortom noodzakelijk dat er afspraken worden gemaakt. Deze dienen te worden overeengekomen, gecommuniceerd en getraind. Dit procesmatige manier van werken levert vaak problemen op, omdat mensen zich beknot in hun vrijheid voelen. Door te rigide processen wordt de aanwezige en benodigde creativiteit niet benut. Zowel eindproduct als medewerker zijn de dupe.

Creativiteit

De andere kant van de medaille is dus het zoveel mogelijk vrijlaten van de experts om door middel van creatieve ontwikkelingsprocessen, geniale producten te ontwikkelen.

De uitdaging is dus het potentieel bij de medewerkers aan te boren.

Neem b.v. het reviewen en testen van ontwerp of architectuur of geïmplementeerd systeem.

Het testen van een complex systeem is een kunstvorm op zich. Zo dient niet alleen de gevraagde functionaliteit te worden getest. Ook dient er te worden nagegaan of het systeem bv niet méér doet dan afgesproken. Dit voorkomt dat de ontwikkeling langer duurt dan nodig en ook minder complex dan nodig.

Een leuk voorbeeld hiervan is de programmeur die in een bank applicatie de honderdste van centen liet overmaken naar zijn eigen rekening. Per handeling niet opwindend, maar bij miljoenen transacties…

Verder dient te worden nagegaan of de systemen de juiste input accepteerd. En zo zijn er nog meer vormen en onderwerpen van testen en reviews.

Binnen de beperkte tijd die voor reviews en testen wordt ingeruimd, dienen de testers dus al hun creativiteit aan te wenden voor een optimaal test resultaat (= het vinden van alle kritische geïntroduceerde fouten).

Waar ligt de balans tussen tijd, balans, functionaliteit en kwaliteit.

Oftewel, in welke mate dient hier te worden omgegaan met afgedwongen kaders en creativiteit?

Creativiteit voor kwaliteit begint al in de beginfase. In deze beginfase worden testscenario’s bedacht en geëvalueerd. Goede technieken zijn risico identificatie en doem-scenario’s. Beide doen feitelijk hetzelfde, namelijk de tester de vrije hand geven in het verzinnen van alle de mogelijke begintoestanden en vervolgtoestanden op basis van externe en interne invoer.

Door geld- en tijdgebrek echter, zijn creatieve testsessies uit den boze. De tester wordt meer aangesproken op de hoeveelheid testcases die zijn afgewerkt, dan op de diepgang en risico-eliminatie door de testen.

Deze 2 factoren, tijd en geld, hebben ook een rol gespeeld die leidde tot het Columbia Spaceshuttle ongeluk. Eerlijkheidshalve moet hier dan ook vermeld worden dat hier óók het niet volgen van de eigen procedures door NASA flight control een rol heeft gespeeld.

Creativiteit en openheid, het met een open visie naar een uitdaging kijken, leidt tot betere en snellere resultaten.

De uitdaging voor het sturende gedeelte van de organisatie, is hier een balans in te vinden met de uitvoerenden. Er zijn methoden die hier een nuttige bijdrage aan kunnen leveren. Naast de al genoemde risico georiënteerde manier van problemen vinden voordat ze zich voordoen, het uitwerken van scenario’s om alle mogelijk situaties te identificeren zijn er nog andere methoden. Zo kan systeem denken helpen complexe systemen beter te doorgronden om hiermee de meest kritische onderdelen te isoleren en verbeteren. Het Cynefin model van Cognitive Edge kan in de complexere wereld waar systeem denken ophoudt een uitkomst bieden.

Naast deze technische ondersteuning is echter de allerbelangrijkste tool die ons ter beschikking staat, de dialoog. Gratis en voor niets.

Het begint al met het spreken met de eindgebruiker, de klant. Wat wil die nu echt? Ben ik als leverancier in staat het probleem, waar ik een oplossing voor ga bouwen, echt door de ogen en gevoelens van de klant te ervaren? Vaak staan hier luister- en kijkfilters in de weg. De weg van de dialoog helpt hierbij.

Overigens niet alleen in gesprekken met de klant speelt dialoog een grote rol. Denk aan al die mensen die ergens in de productieketen een rol spelen. Hoe zou het helpen, wanneer deze mensen écht met elkaar spreken, in dialoog met elkaar zijn.

Toch mooi om te zien dat het oudste hulpmiddel die wij mensen kennen, ons in deze moderne tijd, nog altijd van pas komt om onze moderniteit nog beter en mooier te maken. Ook NASA heeft de dialoog herontdekt.