Een korte maar volledige Kanban uitleg

Een korte maar volledige Kanban uitleg
Er ontstaat steeds meer interesse voor Kanban. Om wijdverspreide misverstanden over Kanban uit de wereld te helpen, beschrijft dit artikel kort maar volledig de Kanban methode.

Kanban maakt je Agile
Vaak gaat een Agile implementatie gepaard met een reorganisatie. Met zo’n aanpak schiet management zich in de eigen voet.

Allereerst schept het onjuiste en irreële verwachtingen tav de agile manier van werken. Ten tweede omdat Agile werken geen kwestie is van een boord ophangen, stickies met taken plakken en er dan iedere dag 15 minuten voor staan. soms zijn er checklist of een team er wel echt 15 minuten voor staat en niet langer!

Agile werken draait om het helder krijgen welke waarde (dienst of product) je levert. Vervolgens start een continue cyclus met een focus op het verbeteren en versimpelen van de manier waarop je de waarde creëert en levert.

De kern van Kanban
Uitgangspunt is de waarde dat een team, afdeling of organisatie oplevert. Ongeacht of dit een fysiek product of dienst is, noemen we dit een waarde-leverende dienstverlening. De eerste stap is volledig inzicht krijgen in de manier waarop we deze dienst leveren.
Vervolgens identificeren we mogelijkheden deze dienstverlening continue en in concrete stappen te verbeteren (sneller, meer, simpeler).

Merk op dat voor Agile werken, een organisatie verandering niet de eerste stap is. Echter, het kan zijn dat een organisatieaanpassing voor een betere waarde levering, nodig is.

Kanban elementen
Kanban is een visueel signaal (bv een boord of kaart).
Een Kanban systeem maakt gebruik van fysieke of virtuele Kanbans om de flow van werk te beheersen.
De Kanban methode ten slotte is de aanpak om kanban systemen te bouwen en verbeteren.

Kanban is dus veel meer dan een fysiek boord met kaartjes. Je beperken tot een Kanban boord, is een gemiste kans.
Door de Kanban methode ontstaat een organisatie die gericht sneller en beter de juiste waarde oplevert en verspilling van werk en geld tegengaat.

Kanban systeem
Gevisualiseerd kan een Kanban systeem er zo uit zien:Slide1
Vanuit het perspectief van de klant is er slechts één ‘waarde leverend systeem’. Op zich bestaat dit uit meerdere op elkaar afgestemde Kanban systemen. Ieder Kanban systeem levert diensten aan een ander Kanban systeem.

Door het continu op elkaar afstemmen van de onderlinge Kanban systemen, verbeteren we stap voor stap het gehele systeem. 

De Kanban methode
Bestaat uit de volgende stappen:

  • Neem de huidige situatie als startpunt; zoek waar de pijn zit.
  • Implementeer stap voor stap concrete gevalideerde verbeteringen.
  • Respecteer initieel bestaande rollen en verantwoordelijkheden.
  • Stimuleer leiderschap op ieder niveau.

De Kanban methode beschrijft dus meer een uitgangspositie dan vaste omlijnde activiteiten of taken. Je kunt het ook zien als een mentale-mind-shift.

Nog een waarschuwing. Wanneer we onze verbeteringen op lokaal niveau implementeren, moeten we zorgen dat deze het gehele systeem niet verslechteren. Voorkom dus een te lokale focus, zonder besef van het gehele waarde leverend systeem.

Kijkend vanuit de organisatie betekent dit dat je niet kijkt naar individuele (afdeling) prestaties, maar naar de manier waarop iedereen in de waardeketen waarde toevoegt en verspilling tegengaat.

Je kunt ook zeggen dat de kwaliteit van de samenwerking en afstemming het succes van de organisatie bepaalt. De systeem kwaliteit is niet de som van de kwaliteit van de onderlinge afdelingen of Kanban systemen.

Deze houding levert direct meer waarde voor de (eind)klant. Maar het levert ook een meer flexibele en minder starre organisatie op, die uitgaat van een holistisch perspectief.

De Kanban methode maken we praktisch door de Kanban gedragingen.

Kanban gedragingen

  • Visualiseer alles wat er te visualiseren valt.

De werkvoorraad, de (in)direct betrokkenen, de invoer en uitvoer, de ontwikkelstappen, de afhankelijkheden, de metrieken die status en kwaliteit aangeven, de voortgang en status van het werk, …

Visualisatie vereenvoudigt inzicht in de manier waarop waarde ontstaat, maar ook wat waarde creatie vermindert of tegengewerkt.

  • Limiteer de hoeveelheid werk waar je tegelijk aan werkt (WIP-limit).

Minder werk onderhanden versnelt vergroot de hoeveelheid opgeleverde waarde en  verkleint de doorlooptijd.
Door dit te combineren met iteratief en incrementeel werken ontstaat vanzelf meer flexibiliteit.

  • Beheers de voortgang (flow) van het werk; voorkom ophoping van werk.

Door inzicht en gebruik van metrieken (werkvoorraden, doorlooptijden, ..) verwijderen we knelpunten, waardoor werk weer ‘stroomt’. Dit is een continu proces, omdat, zodra we een knelpunt verwijderen, er elders een nieuw knelpunt ontstaat.

  • Maak werkafspraken expliciet (visualiseer).

Door het expliciet maken van werkafspraken is het iedereen duidelijk wanneer een bepaalde stap klaar is en de volgende stap dit werk kan oppakken.
Concreet voorkomen we hiermee dat we fouten doorgeven en deze later voor problemen zorgen. Doorgegeven fouten leiden verderop in het systeem tot (veel grotere) beperkingen en vastlopers..

  • Implementeer een terugkoppellus.

Door deze zo kort mogelijk te maken voorkom je dat je fouten te laat opmerkt. Correcties van de fouten zijn nog relatief goedkoop en snel uit te voeren.
Nog belangrijker is dat de terugkoppel lus ons in staat stelt te leren. Welke toegevoegde waarde leveren verder in het systeem problemen op? Op welke manier kunnen we Kanban systemen beter op elkaar afstemmen?
Kortom, terugkoppellussen maakt van ons waarde leverend systeem ook een lerend systeem.

  • Verbeter gezamenlijk.

Verbeteren op lokaal niveau heeft pas zin als we dit inkaderen in het gehele systeem. Deze holistische kijk geldt ook voor wie meedoen met het verbeteren van ons waarde leverend systeem. Het gehele systeem verbetert pas als (senior) management met de werkvloer samenwerkt en de eigen (oude) gewoonten van bv bila’s en rapportages integreert met verbeteringen.

Naast de hiërarchische verbinding, is het ook belangrijk dat we andere belanghebbende betrekken. Dus zij, die niet direct in de waarde leverende systeem actief zijn, maar wel mede bepalend zijn voor het succes.

  • Evolueer al experimenterend op basis van kwantitatieve en kwalitatieve gegevens van het systeem.

Omdat we werken in Complexe Adaptieve Systemen kunnen we niet op voorhand voorspellen welke verbeteringen welke resultaten zullen opleveren. Door korte, kleine (parallelle) experimenten uit te voeren krijgen we snel inzicht op welke manier ons systeem reageert op beoogde verbeteringen.

Een waarschuwing is hier op zijn plaats. Zorg dat de experimenten safe-to-fail (dus niet fail-safe) zijn. Experimenten die succesvol zijn versterken we. Zo groeit het systeem al validerend naar een optimalere manier van leveren.
Falende experimenten leveren geen beter systeem, maar wel meer kennis overhet systeem. Daarom zijn deze falende experimenten net zo waardevol. Met safe-to-fail bedoelen we dus ook dat mensen die aan een mislukt experiment werken, hiervoor positief worden beloond en niet afgerekend.

 

Ik hoop dat je met dit artikel in staat bent bruikbare verbeteringen in de manier van werken te realiseren. Mocht je vragen hebben, aarzel niet deze te stellen. Mocht je meer verdieping zoeken verwijs ik je naar mijn Co-chi website  Daar staan verschillende workshops die mogelijk voor jou relevant zijn.

 

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s


%d bloggers like this: