Nut van gedocumenteerde processen en afspraken; op het werk en thuis.

1 zelfstandige heeft weinig reden om (veel) processen te documenteren. Redenen die ik kan bedenken zijn checklijstjes en de stappen voor weinig voorkomende werkzaamheden. Bij het laatste voorbeeld voorkomt het opschrijven wat je moet doen, dat je het later mogelijk opnieuw moet uitzoeken wat nu ook alweer precies de stappen waren en waar je informatie de vorige keer hebt bewaard.

Een alleenstaande kan doen en laten wat hij wil. Eten wat hij wil, muziek luisteren enz. Het is wel handig als hij bankafschriften bij elkaar bewaard. Het invullen van de belastingaangifte gaat ook gemakkelijker als de informatie hiervoor op bekende plekken te vinden is.

2 mensen in een team moeten al veel afstemmen. Waar staat welke informatie, begrijp ik jouw informatie, op welke manier informeren wij elkaar en kunnen wij afgaan op wat eerder is afgesproken? Hier geldt dat je of iedere dag met elkaar overlegt over alles wat van belang is. Zo niet, dan werkt het gemakkelijk als jij weet waar je collega zijn informatie bewaard. Ook is het fijn als hij dit altijd op dezelfde manier doet.

Een koppel moet meer afstemmen dan een alleenstaande. Wat wil jij? Waar ben jij hoe laat? Wat gaan we eten? Doe jij boodschappen? Waar heb je die brief gelegd?
Het is duidelijke. Wil je geen ruzies en frustraties dan is het handig dat er afspraken worden gemaakt en nagekomen.

3 of veel mensen in een organisatie moeten overeenstemming bereiken op welke manier zij samenwerken. Frustratie over dingen die niet (juist/tijdig) gedaan worden liggen op de loer. Afspraken moeten continu worden herijkt om te zien of zij nog wel doelmatig zijn.

Een gezin met kinderen is een groot deel van de tijd bezig werk en andere betrokkenen (ouders, vriendjes, school/kinderopvang, werk) met elkaar af te stemmen. Afspraken zijn hier nog belangrijker omdat de verschillende stakeholders niet te verenigen zijn. En dan wordt nog één ding duidelijk. Het maken alles afdekkende afspraken en deze vastleggen, blijkt ineens niet voldoende te zijn.
Kinderen veranderen, regels die gisteren nog (of juist nog niet) nodig waren, blijken vandaag niet meer nodig te zijn. Ook de omgeving blijkt ineens onvoorspelbaar te zijn. Het vastleggen van afspraken is ineens een complexe aangelegenheid. Vaak blijkt alleen achteraf wat de manier van aanpak was geweest.

Zo kom ik op 2 conclusies:

1, alles afdekkende regels maken niet noodzakelijkerwijs een ‘werkend’ en gelukkig gezin. Binnen de grenzen van wat mogelijk is geniet je van de vrijheden en veiligheid die door de afspraken worden gecreëerd.
Dit geldt ook binnen een professionele omgeving. Mensen en de omgeving bepalen welke (typen) regels en afspraken nodig zijn. Dit kun je niet 1-op-1 aan een model ophangen.

2, is bij een gezin complexiteit te managen door liefde, vergevingsgezindheid en improviseren, in een professionele omgeving is dit (veelal) niet mogelijk. Hier zijn technieken voor het omgaan met complexiteit nodig. Deze technieken geven inzicht in de mate van complexiteit en passende manier van aanpak.

Advertisements

Tags: , ,

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s


%d bloggers like this: